ERP 구매관리란 : MM(Material Management) - Purchase

1. 나만의 구매관리 정의

기업의 전반적인 구매 시스템으로서 자재, 상품에 대한 구매뿐 아니라 용역, 소모품, 사급외주 등 매입채무 계정을 발생시키는 원천 데이터를 생성한다.

 

2. 기준정보 

1) 자재마스터

  : 자재코드와 계정구분, 자재유형, 품목그룹 등 관련 속성들을 관리하며 리드타임, 안전재고, 최소구매수량 등 설정정보를 지정한다.

2) 공급업체마스터

  : 공급업체코드와 사업자등록번호, 업종, 업태 등 관련 속성들을 관리하며 인도조건, 지급조건, 매입처 유형 등 설정정보를 지정한다.

3) 구매조직마스터

  : 공급업체 사용권한의 주체가 되는 구매시스템의 최상위 부서조직을 등록한다.

4) 구매그룹마스터

  : 구매조직의 하위 그룹으로서 단가, 발주 등의 직접적인 주체가 되는 구매그룹을 등록하여 권한을 부여한다.

3) 쿼터마스터(공급규칙관리)

  : MRP를 통해 산출된 총 자재소요량에 대해서 공급업체의 할당율 및 우선순위를 배정한다.

4) 소스리스트(출처관리)

  : 특정시기에 따라서 발주 가능한 거래처와 발주가 불가능한 거래처를 구분하고 공급업체에 대해 거래 가능한 품목리스트를 제공한다.

5) 구매정보레코드(단가마스터)

  : 발주의 조건에 따라 로직에 의거하여 단가를 Default로 적용하고 리드타임, 최소/최대 구매량 등 트랜잭션의 통제값을 설정한다.

 

3. 프로세스 기본

1) 구매계획

  : 일단위, 주단위, 월단위 등 특정기간 동안 판매계획 및 생산계획에 의거하여 구매계획량을 산출하고 실제 발주 및 입고 데이터에 따라 계획 대비 실적을 확인한다. 

2) 구매요청

  : 구매요청은 실제 발주데이터가 아닌 발주를 요청하는 프로세스로서 선택적인 단계이며 주로 수기로 요청을 입력하기보다는 다른 모듈에서 발주 요청데이터를 생성할 때 구매요청 테이블에 데이터를 저장한다.

   EX) 설비보전을 위해 설비관리 모듈에서 저장품 및 용역에 대한 구매를 요청

        생산활동에 있어서 부족 재고의 보충을 위해 생산관리 모듈에서 자재에 대한 구매를 요청 

3) 구매견적

  : 견적 프로세스는 '견적요청(RFQ)', '견적입력(Quotauion)', '견적검토 및 비교' 크게 세단계로 이루어져 있으며 '견적요청(RFQ)'은 공급업체에 품목의 견적을 요청하는 단계, '견적입력(Quotauion)'은 공급업체로부터 전달받은 견적금액을 입력하거나 연동받아 저장하는 단계, '견적검토 및 비교'는 여러 공급업체의 견적금액을 조건에 따라 비교하여 우선순위를 산출하고 계약 및 발주 업체를 선정하는 단계이다.

4) 구매계약

   : '계약(Outline Agreement)'은 '수량계약(Quantity Contract)', '금액계약(Valuation Contract)', '일정계약 (Schedule Agreement)'로 세부 분류 되며 '수량계약(Quantity Contract)'은 공급업체와 발주품목의 수량에 대한 계약으로서 공급할 총 자재에 대한 한도를 지정한다. '금액계약(Valuation Contract)'은 수량계약과 유사한 개념으로서 공급할 자재에 대한 수량이 아닌 금액의 한도를 지정한다. '일정계약 (Schedule Agreement)'은 주로 장납기 계획 기반의 계약일 때 활용하며 납품일자를 분할하여 지정함으로써 특정 기간 동안 자재의 조달계획에 대한 확정 계약이다. 

5) 구매발주

   : 구매시스템 프로세스에서 필수적인 단계의 시작이라고 할 수 있으며 실제로 공급업체에 구매오더를 발행하는 원천데이터가 된다. 발주 형태에 따라 품목구매, 텍스트구매, 서비스구매, 사급외주, 위탁, 이전 등으로 구분된다.

6) 입고검수

   : 검수 프로세스는 선택적인 단계이며 검수필수 품목으로 설정할 경우 필히 품질 프로세스를 거친다. 상세 스펙에 대한 검사는 '구매관리' 모듈이 아닌 '품질관리' 모듈의 프로세스를 거치며 '구매관리' 모듈에서는 검사 규격서에 의거해서 합격한 품목에 대한 검수확정처리를 수행한다.

7) 구매입고

   : 구매입고는 실질적으로 자재가 적재창고로 도착하는 것을 의미하며 ERP시스템의 사상에 따라 표준원가를 사용하고 실시간 수불문서와 회계문서를 생성하는 ERP의 경우 입고시점에서 '차변 : 재고자산계정 / 대변 : 임시계정'을 발생시킨다.

8) 매입확정

   : 계산서 및 거래처원장과 비교하여 매입금액에 대한 확정처리를 수행하는 프로세스로서 ERP시스템의 사상에 따라 표준원가를 사용하고 실시간 수불문서와 회계문서를 생성하는 ERP의 경우 '차변 : 임시계정 / 대변 : 매입채무계정'을 발생시키며 수불데이터의 합계를 통해 회계마감 시점에 회계문서를 일괄적으로 생성하는 ERP의 경우 임시계정의 사용없이 매입확정시점에 '차변 : 재고자산계정 / 대변 : 매입채무계정'을 발생시킨다.

 

4. 프로세스 연계

   : '3. 프로세스 기본'에서  '2) 구매요청'부터 '5) 구매발주'까지의 프로세스 연계의 경우의 수는 다음과 같다

◎ '구매발주'

◎ '구매요청' - '구매발주'

◎ '구매견적' - '구매발주'

◎ '구매계약' - '구매발주'

◎ '구매요청' - '구매견적' - '구매발주'

◎ '구매요청' - '구매계약' - '구매발주'

◎ '구매견적' - '구매계약' - '구매발주'

◎ '구매요청' - '구매견적' - '구매계약' - '구매발주'

프로세스 연계 도식도

 

5. 발주 형태

   : 품목구매, 텍스트구매, 서비스구매, 사급외주, 위탁, 이전 등으로 구분

1) 품목구매

   : 일반적인 자재에 대한 구매를 의미하며 수불문서와 회계문서가 발생한다.

2) 텍스트구매

   : 신규품목, 소모품 등 품목코드가 없으며 재고로관리하지 않는 항목에 대한 구매이며 수불문서는 발생하지 않고 회계문서만 발생한다.

3) 서비스구매

   : 용역 및 공사에 대한 구매를 의미하며 서비스마스터를 활용하는 경우에는 서비스사양에 따라 리스트의 서비스를 구매하는 형태이고 서비스마스터를 활용하지 않는 경우는 품목그룹을 활용하거나 텍스트로 입력하여 구매한다. 재화가 아니므로 수불문서는 발생하지 않고 회계문서만 발생한다.

4) 사급외주

   : 무상사급을 의미하는데 완제품을 입고시키면서 가공비를 지불할 때 사용하는 발주 형태이다. 완제품의 생산에 사용된 자재는 ERP 시스템에 따라 자동 혹은 수동으로 출고 처리한다. 가공비에 대한 회계문서가 발생하고, 완제품 입고 및 자재출고에 대한 수불문서와 회계문서가 발생한다.

5) 위탁

   : 위탁자재는 우리 창고에 자재가 들어와 있지만, 자재를 사용하기 전까지는 대금의 지불을 하지 않는 구매의 형태로서 ERP시스템의 설정에 따라 판매 혹은 생산활동에 사용된 자재를 인식하여 대금지불의 근거로 삼고 지급처리를 수행한다.

6) 이전

   : 재고에 대한 플랜트(공장)간 이전의 경우 주로 '재고관리' 모듈에서 재고이전의 수불로 처리하지만 특별히 이전과 관련하여 구매문서를 발생시키고자 할 때 사용하는 발주의 형태이다.